职场技巧文件归档要求,职场技巧文件归档要求有哪些

大家好，今天小编关注到一个比较有意思的话题，就是关于职场技巧文件归档要求的问题，于是小编就整理了1个相关介绍职场技巧文件归档要求的解答，让我们一起看看吧。

1. 如何管理电脑里的办公文件？

如何管理电脑里的办公文件？

这么多人回答了怎么管理文件，我就从另一个角度来分析这件事。

办公文件基本是word、excel等文档，这些文件存储在企业服务器中、个人办公电脑或者云盘中。无论哪种方式，都存在一些问题，这些问题是由于网络的发展对办公方式的改变，使得企业对于协同办公的需求、数据的实时汇总分析以及数据的权限控制等引起的。单机文件很难满足企业在网络办公环境下的需求。目前看，只有数据库存储方式才能解决问题。或者说这是企业信息化发展的一种必然结果---数据在线化。如何快速实现数据在线化，就要依靠管理系统，例如魔方网表这样的五弟阿玛开发平台。甚至可以说，传统办公文件的管理方式，基本是开人，而数据库存储方式，靠的是管理系统。两者相比，数据库的存储优势就非常明显了。供参考

一、为什么要进行分类管理

办公文件的管理是每个职场人都会遇上的一个头疼问题，经常一两个月下来，电脑桌面上密密麻麻的堆满几十个文件和文件夹，硬盘里各种文件都是无序的，极大地影响了电脑的性能和我们办公的效率，当许多人面临这个问题时，认为硬盘空间又不够了，电脑性能又不跟不上了，需要再换一台新的电脑了。事实上，我们真正需要的是坐下来，好好花时间将电脑里的文件真正管理起来，会为自己日后省下更多的时间。

分类管理的内涵在于必须要便于保存和可迅速提取，所有的文件将通过文件夹分类被很好地组织起来，放在你最能方便找到的地方。做法是从硬盘分区开始到每一个文件夹的建立，我们都要按照自己的工作和生活需要，分为大大小小、多个层级的文件夹，建立合理的文件保存架构。此外所有的文件、文件夹，都要规范化地命名，并放入最合适的文件夹中。当然，这种方法，对于已经习惯随手乱放文件的人来说，并不是一件轻松的事，因为他们习惯了随手存放文件和辛苦、茫无头绪地查找文件。但当我们坚持下来去后，当我们需要什么文件时，就可以迅速的查找到。

（一）善用“我的文档”。

“我的文档”绝对是被大多数人所低估的功能。它能方便地在桌面上、开始菜单、***管理器、保存/打开窗口中找到，有利于我们方便而快捷地打开、保存文件。我们可以利用"我的文档"中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件存储在这里。同时，将“我的文档”位置进行迁移至非系统盘，可以很好的避免重装电脑带来的数据丢失的损害几率。

（二）建立适合自己的文件夹系统。

1.文件夹是文件管理系统的骨架，对文件管理来说至关重要。建立适合自己的文件夹结构，需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的工作和生活有所不同，接受的信息也会有很大差异，因此分析自己的信息类别是建立结构的前提。比如，常用的有按年份进行分类;也有很多教育系统的，以自己的工作内容比如教学工作、班主任工作建立文件夹；笔者一般用的，是将个人文件、工作文件、待办事项、未整理资料四个部分作为一级文件目录。

2.分类的细化必然带来结构级别的增多，级数越多，检索和浏览的效率就会越低，建议整个结构最好控制在二、***。另外，级别最好与自己经常处理的信息相结合。越常用的类别，级别就越高。

（三）文件夹系统的命名。

1.要为电脑中所有的文件和文件夹使用统一的命名规则，这些规则需要我们自己来制订。最开始使用这些规则时，肯定不会像往常一样随便输入几个字那样轻松，但一旦你体会到了规则命名方便查看和检索的好处时，相信你会坚持不懈地执行下去。

到此，以上就是小编对于职场技巧文件归档要求的问题就介绍到这了，希望介绍关于职场技巧文件归档要求的1点解答对大家有用。