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抓紧是好事,但是别太紧。尤其是中型公司,指缝漏点没关系。以前我在一家上市公司上班时,睁一只眼,闭一只眼,反正保证我大盘子不出问题,小盘子随便玩。要不钱怎么分,我自己报销出来再分,吃饱了没事干了。人都管没了,你自己去干活。
从个案来说,这属于职务侵占,公司查明是可以开除并追偿的,如果数额大还可能构成刑事责任。
但从企业管理来说,如果总发生这样的问题,首先需要看看报销的标准是否合理,如果到上海出差住宿标准确只有100一天,恐怕没几个人不会犯规。其次要看报销的要求、流程是否方便下级操作,我听说过有公司给业务员报销电话费,居然要求提供通话清单,标注因公的通话来计算话费。第三是审批权下放,对应一定财权责任,审批的流程权限合理,审批权人能真正掌握报销的实情,我之前曾供职一个公司,普通业务员拜访客户的打车费都要报批到CFO一级,中层领导没有任何财权与成本责任,其结果要么是业务员花半天时间坐公交不报销,要么是中层领导对下级报销的真实性漠不关心。
当然,再合理的制度都抵御不了人心的贪婪,水至清则无鱼。管理与效率此消彼长,平衡才最重要,而且这个平衡点随着企业的发展需求一直在变化,这个外人无法阐明的。
最后,说一句最无用又最有用的话:疑人不用,用人不疑。
多给十分,可能会多尽一分力;少给一分,必定会偷十分懒。这就是报销费用。
报销费用一般就是差旅费、招待费,都是个体的直接消耗,是员工实实在在经手花出去的。他的特点就是永远不要指望“实报实销”。少了员工不乐意,消极怠工;多了老板不愿意,成本浪费。预算能不能控制日常开销呢?能,但这类型预算往往都是超支的。如果有公司报销费用预算省了一大笔,那只能证明你公司正在萎缩完蛋。
我们公司的报销费用随着公司规模的扩大,有过三次改变。
1、先垫付,后补签。只有月度、年度总额限制,没有单项限制。
这个规定正是公司业务增长的期间,大家绩效都很好,但一个结果就是三周就把一个月的额度用完了,只能预借下一个月的,如此循环到四季度就都没有费用了,但业务不能停止呀,只能放开限制,最后的结果就是预算等于摆设,不可避免的是有些人会把报销费用当做一部分“收入”。
2、不论级别,只认***。
这个报销方式,其实是老板想简单了,他的本意是实报实销,但是经手的人都知道,这种方式猫腻太大了。而且是两极分化,一般业务员出门打出租、吃碗面、住小旅馆,他能给你提供多少***?他又能去哪儿找***?但是管理人员报销就不一样了,一个酒店、一桌宴会,什么***都有。这就导致基层人员一听出差就叫苦连天,非常打击人的积极性。
现在的报销方式是按照一天或一次多少钱直接给补到个人手里,省下的就是你自己的。报销费用的时间、次数、级别,各种费用有详细划分,原则上是“公司给员工提供方便、员工给公司创造利润”。看上去是一句大话,其实也是经过多年实践的结果,千算万算,人的主观能动性最重要,老板对报销费用的口头批示就是:“效率第一,不要拘泥于形式。可以适当多给一点点,但绝不能克扣。”
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